Organisationen: Hinweise und häufige Fragen zur Nutzung

Wie kann ich meine Organisation registrieren?

• Sie füllen das Online-Formular für die Registrierung zum Digitalen Verfahren für die Ehrenamtskarte im FreiwilligenServer aus und senden es ab. 
• Sie erhalten eine E-Mail vom System mit der Bitte um Bestätigung Ihrer Antragstellung. 
• Danach wird Ihr Antrag auf digitalem Wege zur zuständigen Kommune/Einrichtung geleitet. 
• Die Kommune prüft Ihren Antrag und gibt bei Genehmigung den Zugang zum Organisationsportal auf dem FreiwilligenServer für Ihre Organisation frei.
• Die Kommune informiert Sie darüber per E-Mail.
• Nach der Freigabe durch die Kommune können Sie sich einloggen.
• Nach dem Login können Sie Anträge von Ehrenamtlichen prüfen oder selbst Anträge für Ehrenamtliche initialisieren.

Angaben zu den Kontaktpersonen

Die Angaben zur Hauptkontaktperson sind Pflicht. Die Angaben zur Stellvertretenden Kontaktperson sind freiwillig. Sie werden jedoch benötigt, wenn die Hauptkontaktperson einen eigenen Antrag auf eine Ehrenamtskarte stellen möchte. Die Antrag stellende Person darf nicht mit der bestätigenden Person identisch sein.

Das digitale Antragsverfahren bietet für die Organisation zwei Möglichkeiten:

1. Die Bestätigung von Anträgen
2. Das Initiieren von Anträgen für Ehrenamtliche, die für die Organisation tätig sind.

1. Bestätigung von Anträgen

Ehrenamtliche haben die Möglichkeit, über das Online-Formular im FreiwilligenServer die Ehrenamtskarte Niedersachsen/Bremen digital zu beantragen. Um eine Karte zu erhalten, müssen Ehrenamtliche die Voraussetzungen erfüllen. Sie geben die geleistete Stundenzahl und Dauer der Tätigkeit in einer Organisation in das Formular ein. 
Damit die Ehrenamtskarte vergeben werden kann, ist im nächsten Schritt die Bestätigung der ehrenamtlichen Tätigkeit durch die entsprechende Organisation erforderlich.  Sobald die Bestätigung von dort erfolgt, wird der Antrag digital an die zuständige Kommune weiter geleitet.  

2. Initiieren von Anträgen

Sie können als Organisation Anträge für die Ehrenamtskarte für ehrenamtlich tätige Personen digital auf den Weg bringen. Sie nutzen dafür das Organisationsportal im FreiwilligenServer. Dort können Sie ein entsprechendes Online-Formular öffnen und es ausfüllen. Mit dem Absenden wird es digital an die ehrenamtlich tätige Person zur Prüfung geschickt.  Wenn die Person den Antrag bestätigt, wird dieser digital an zuständige Kommune geleitet, geprüft und weiter bearbeitet. 

Mit welchen Daten logge ich mich ein?

Beim Ausfüllen des Antrags für die Registrierung zum Digitalen Verfahren müssen Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Organisation angeben und ein Passwort vergeben. Mit der E-Mail-Adresse der Organisation und dem von Ihnen vergebenen Passwort können Sie sich einloggen. 

Was passiert, wenn Ehrenamtliche einen Antrag stellen möchten und meine Organisation (noch) nicht registriert ist?

In diesem Fall können die Ehrenamtlichen eine Bitte um Registrierung über den FreiwilligenServer an Ihre Organisation senden oder sich persönlich an die Organisation wenden. Eine digitale Antragstellung ist nur möglich, wenn die Organisation für das digitale Verfahren registriert ist.

Alternativ hält der FreiwilligenServer für diesen Fall auch die Möglichkeit vor, den Antrag auf klassischem analogen Weg zu stellen: Die Ehrenamtlichen füllen ein Online-Formular aus, drucken es es aus, unterschreiben es, lassen es von der Organisation unterschreiben und senden es auf dem Postwege an die genannte Kommune. 

Die Ansprechperson in unserer Organisation hat sich geändert. Was muss ich tun?

Sie können die Daten der Organisation im Organisationsportal auf dem FreiwilligenServer ändern. 

Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich tun?

Sie können im Eingabebereich für das Passwort einen Link anfordern, über den Sie das Passwort ändern können. 

Wie erfahre ich, dass eine ehrenamtliche Person einen Antrag gestellt hat und eine Bestätigung braucht?

Wenn Ihre Organisation registriert ist, erhalten Sie ein Informations-E-Mail über die Antragstellung. 

Wo kann ich die Daten aus einem Antrag sehen und bestätigen?

Sie loggen sich mit Ihren Daten in das Organisationsportal auf dem FreiwilligenServer ein. Dort erhalten Sie eine Übersicht über vorliegende Anträge von Ehrenamtlichen, über Anträge, die Sie initialisiert haben und Karten von Ehrenamtlichen, die abgelaufen sind.

Über einen Button können Sie die Daten eines neuen Antrags einsehen und prüfen. Sie können ihn dann bestätigen. 

Wie erfahre ich, dass eine Ehrenamtskarte, die wir als Organisation initialisiert haben, vergeben wurde? 

Wenn die Karte auf Seiten der Niedersächsischen Staatskanzlei für die Person gedruckt wurde, verändert sich der Status des Antrags für die Person im Organisationsportal auf dem FreiwilligenServer.

Was passiert mit der Ehrenamtskarte, wenn eine Person nicht länger für unsere Organisation ehrenamtlich tätig ist?

Die Ehrenamtskarte Niedersachsen/Bremen wird für drei Jahre vergeben. Wenn die Person nicht länger für Ihre Organisation tätig ist und im Zuge eines Verlängerungsantrags eine andere Organisation angibt, so ändert sich der Status des Datensatzes und wird in Ihrem Organisationsportal gelöscht. 

Wie werden Ehrenamtskarten verlängert?

Die Verlängerung einer Ehrenamtskarte geht von der karteninhabenden Person aus. Sobald ein Verlängerungs-Antrag gestellt wird, erhält die Organisation ein Informations-E-Mail vom FreiwilligenServr. Sie kann sich dann einloggen und den Antrag prüfen.