Ehrenamtskarte Niedersachsen/Bremen

Sehr geehrte Nutzerinnen und Nutzer,

der Online-Antrag für die Ehrenamtskarte Niedersachsen/Bremen ist eine Dienstleistung der Niedersächsischen Staatskanzlei in Zusammenarbeit mit der Senatskanzlei Bremen und den teilnehmenden Kommunen in Niedersachsen.

Die Ehrenamtskarte ist Ausdruck öffentlicher Anerkennung und Würdigung des freiwilligen Engagements und ist der Dank an die Aktiven, die sich in besonderer Weise für das Gemeinwohl einsetzen. Mit der Karte sind Vergünstigungen in Form von Rabattierungen und Verlosungen verbunden, an denen die Karteninhaber und -inhaberinnen teilnehmen können.

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche Daten wir von Ihnen benötigen, wie die Daten verwendet werden, welche Rechte Sie haben, an wen die Daten weitergegeben werden und welche Sicherungsmaßnahmen zum Schutz dieser Daten getroffen werden.

I. Datenverarbeitung

Die Antragstellung erfolgt über ein Web-Formular. Mit Ihrem Antrag vertrauen Sie uns folgende personenbezogenen Daten an:

• Name
• Vorname
• Geschlecht
• Geburtsdatum 
• Adresse
• Telefonnummer (freiwillige Angabe)
• E-Mail-Adresse 
• Auskunft über Erhalt von Aufwandsentschädigungen
• zeitlicher Einsatz und Einsatzort der ehrenamtlichen Arbeit
• IP-Adresse

Bei aktivierter digitaler Ehrenamtskarte und Verwendung der App:

• Standort-Positionen, falls der Standort in der App freigegeben ist.
• Innerhalb der App eingegebene Suchen nach Vergünstigungen oder Adressen
• Im QR-Code: Vorname, Name, Kartennummer, Ablaufdatum der Karte

Bei der Übermittlung und Speicherung Ihrer im Online-Verfahren eingegebenen Antragsdaten treffen wir Sicherheitsvorkehrungen, durch die wir insbesondere die Unversehrtheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten sicherstellen. Die elektronische Kommunikation zwischen Ihrem Internet-Browser und unserem Server wird durch den Einsatz eines Verschlüsselungsverfahrens (Secure Sockets Layer – SSL) gesichert. Dass eine SSL-Verbindung besteht, erkennen Sie am ersten Teil der angezeigten Internetadresse (ändert sich von http in https) sowie ggf. an einem Symbol in der Statuszeile Ihres Browsers.

In unserem Online-Formular werden Sie ausschließlich und zweckgebunden nur nach Informationen gefragt, die wir im Rahmen der Antragsbearbeitung und nach der Vergabe der Ehrenamtskarte an Sie benötigen. Rechtsgrundlage für die Erhebung dieser Informationen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Auf Ihre Daten wird nur durch hierzu ausdrücklich ermächtigte Beschäftigte zugegriffen.

Sie können den Antrag rein digital oder in einem digital/analogen (hybriden) Verfahren stellen. Die von Ihnen eingegebenen Daten werden in einer Datenbank gespeichert und der für Sie zuständigen Kommune zugeordnet. Wenn Sie den Antrag über die Ehrenamtskarten-App stellen, wird er im Digitalen Verfahren bearbeitet.

Digitales Verfahren

Beim digitalen Verfahren werden die von Ihnen eingegebenen Daten zunächst an die von Ihnen ausgewählte Organisation gesendet. Ausgewählt werden können nur solche Organisationen, die sich zuvor bei der zuständigen Kommune für das digitale Verfahren registriert haben. Sobald die Organisation die Richtigkeit der von Ihnen gemachten Angaben bestätigt, erfolgt die Weiterleitung an die zuständige Gebietskörperschaft (Kommune) zur Prüfung.

Hybrides Verfahren

Wenn Sie den Antrag im hybriden Verfahren stellen, wird aus dem Online-Formular eine PDF Datei generiert, welche auszudrucken ist. Ergänzend dazu erhalten Sie für diesen Fall ein weiteres Formular als PDF ebenfalls zum Ausdruck, welches zur Bestätigung des ehrenamtlichen Engagements bei der jeweiligen Organisation dient.

Bei positivem Ergebnis der Prüfung durch die Kommune findet die weitere Verarbeitung Ihrer Daten statt. Hierfür werden Ihre Daten der Niedersächsischen Staatskanzlei für die erforderlichen Schritte zur Erstellung Ihrer Karte zugänglich gemacht. Ihre Karte wird seitens der Staatskanzlei gedruckt, an die jeweilige Kommune geschickt und von dort an Sie übergeben.

Im Zuge der Antragsstellung können Sie ankreuzen, ob Sie bestimmte Services, die mit dem Besitz der Karte verbunden sind, in Anspruch nehmen möchten. Dazu zählt der Erhalt einer Ablauferinnerung Ihrer Karte ebenso wie der Erhalt eines Newsletters. Sofern Sie diesen Services im Einzelnen oder insgesamt zustimmen, erfolgt eine Verarbeitung Ihrer Daten, mit dem Zweck, die gewünschten Services für Sie umzusetzen. Sie haben die Möglichkeit, diese Services jederzeit zu widerrufen.

Registrierung als Organisation

Die Registrierung einer Organisation ist Voraussetzung für die Durchführung des digitalen Verfahrens. Im Zuge der Registrierung werden folgende persönliche Daten verarbeitet:

Hauptkontaktperson:

• Name
• Vorname
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Stellvertretende Kontaktperson:

• Name
• Vorname
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Mit der Registrierung für das digitale Verfahren stimmt die Organisation zu, dass die zuständige Kommune im Rahmen von Kommunikationsmaßnahmen zum Ehrenamt Kontakt mir Ihr aufnehmen darf.

Initialisierung eines Antrags durch die Organisation

Registrierte Organisationen haben die Möglichkeit, Anträge für ihre Mitglieder zu initialisieren. Sie füllen das Antragsformular mit folgenden erforderlichen Daten ihres Mitglieds aus:

• Name
• Vorname
• Geschlecht
• Geburtsdatum 
• Adresse
• Telefonnummer (freiwillige Angabe)
• E-Mail-Adresse 
• Auskunft über Erhalt von Aufwandsentschädigungen
• zeitlicher Einsatz und Einsatzort der ehrenamtlichen Arbeit

aus und senden es an das Mitglied.  Das Mitglied erhält über den Antragsvorschlag ein Informations-E-Mail. Es kann der Antragstellung zustimmen oder diese ablehnen. MIt der Ablehnung wird der Antrag gelöscht.

Im Zuge der Antragsstellung können Sie wählen, ob Sie bestimmte Services, die mit dem Besitz der Karte verbunden sind, in Anspruch nehmen möchten. Dazu zählt der Erhalt einer Ablauferinnerung Ihrer Karte ebenso wie die regelmäßige Information über Verlosungen und Vergünstigungen im Rahmen eines Newsletters. Sofern Sie diesen Services im Einzelnen oder insgesamt zustimmen, erfolgt eine Verarbeitung Ihrer Daten mit dem Zweck, die gewünschten Services für Sie umzusetzen. Sie haben das Recht, diese Services einzeln oder insgesamt jederzeit zu widerrufen.

II. Speicherdauer

1. Speicherdauer bei Erhalt der Niedersächsischen Ehrenamtskarte

Wir speichern die persönlichen Daten, die Sie bei der Antragstellung zur Niedersächsischen Ehrenamtskarte angegeben haben, so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden. Wenn Sie in Ihrem Antrag ausdrücklich der weiteren Datenverwendung für konkrete Zwecke zugestimmt haben, wie dargestellt dem Erhalt des Newsletters des FreiwilligenServers, dem Erhalt einer Ablauferinnerung für Ihre Karte und darüber hinaus gegebenenfalls an Verlosungen teilzunehmen, werden Ihre Daten für die beschriebenen Zwecke verwendet.

2. Speicherdauer bei Ablehnung/bei nicht weiterer Beantragung

Schriftlicher Antrag:
Sobald Sie das Online-Formular ausgefüllt haben, jedoch den Antrag anschließend nicht in Papierform unterschrieben mit der entsprechenden Bestätigung von Seiten der entsprechenden Organisation innerhalb von sechs Monaten einreichen, werden Ihre Daten gelöscht, wenn Sie nicht mehr für diesen Zweck benötigt werden. Ihre Daten werden frühestens dann nicht mehr benötigt und gelöscht, wenn über die Berechtigung zum Erhalt der Niedersächsischen Ehrenamtskarte negativ entschieden wurde.

Digitaler Antrag
Wenn Sie den Antrag digital gestellt haben und er von Ihrer Organisation nicht bestätigt oder der Kommune nicht genehmigt wurde, werden die Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck weiterer Klärungen nicht mehr benötigt werden.

III. Name und Anschrift des Verantwortlichen und der Datenschutzbeauftragten auf Landesebene

Die Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen auf Seiten der Landesregierung:

Niedersächsische Staatskanzlei
Planckstraße 2
30169 Hannover
Tel.: 0511 / 120 69 11
E-Mail: Poststelle@stk.niedersachsen.de
Internet: www.stk.niedersachsen.de

Den Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen erreichen Sie unter:
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Planckstraße 7
30169 Hannover
Tel.: 0511 / 120 69 18
E-Mail: datenschutzbeauftragter@stk.niedersachsen.de
Internet: www.stk.niedersachsen.de

IV. Name und Anschrift des Verantwortlichen und der Datenschutzbeauftragten auf kommunaler Ebene

Da die Datenverarbeitung jeweils auch auf Ebene der teilnehmenden Kommunen statt findet, haben wir eine Liste angelegt, in der Sie den Datenschutzbeauftragten der jeweils für Sie zuständigen Kommune im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung finden.

Download: Liste der kommunalen Datenschutzbeauftragten

V. Rechte der Betroffenen

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffen im Sinne der DSGVO, und es stehen Ihnen folgende Rechte gem. Art. 15 ff DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunft

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

2. Berichtigung

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

3. Löschung

Sie haben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden und die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Archivvorschriften einer Löschung nicht entgegenstehen.

4. Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer der Prüfung, ob dem Widerspruch stattgegeben werden kann.

5. Datenübertragbarkeit

Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, die uns aufgrund Ihrer Einwilligung freiwillig zur Verfügung gestellten und elektronisch verarbeiteten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinen-lesbaren Format zu erhalten, sodass Sie diese Daten einem anderen Verantwortlichen zur Verfügung stellen können.

6. Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit im Rahmen der Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz:

Denis Lehmkemper
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120 45 00
Telefax: 0511 120 45 99
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Vertretungsberechtigt:
Dr. Christoph Lahmann, Stellvertreter der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen