Detailinformationen Anträge in Vorbereitung
Der Menüpunkt "Anträge in Vorbereitung" dient gleichsam als Dashboard, um anzuzeigen, um welche Art von digitalen Anträgen es sich handelt, die sich in Vorbereitung befinden und in welchem Status sich Anträge befinden, die noch nicht von der Kommune bearbeitet werden können. Damit wird es möglich, zu erkennen, welcher Schritt im Vorfeld fehlt. Grundsätzlich kommen dafür nur zwei fehlende Schritte in Frage: die Zweifaktor-Bestätigung und die Bestätigung durch die Organisation/den Verein.
Die Spaltenbeschriftung wird beim Mouse-Over jeweils sichtbar.
Von links nach rechts:
- Antragsdatum
- Kartennummer
- Vorname
- Nachname
- Inhaber/in Juleica
- Feuerwehr/Zivilschutzorganisation
- Zweifaktor-Bestätigung erfolgt
- Erstellt vom Verein
- Bestätigung Verein
- Bestätigungsmail versendet
Zu jedem Datensatz kann anhand der Stellung der Schalter können Informationen über die Art des Antrags entnommen werden.
Maßgeblich für den Grund, warum sich Anträge im Menüpunkt "Vorbereitung" befinden, sind die Schalter "Zweifaktor-Bestätigung erfolgt" und "Bestätigung Verein".
1. Erst wenn der Schalter "Zweifaktor-Bestätigung erfolgt" aktiv geschaltet ist, liegt der Antrag dem Verein vor.
2. Erst wenn der Schalter "Bestätigung Verein" aktiv geschaltet ist, gelangt der Datensatz zur weiteren Bearbeitung an die Kommune.
Maßnahmen bei Verzögerungen
1. Zweifaktor-Bestätigung einholen
Wenn der Schalter "Zweifaktor-Bestätigung" nicht aktiv ist, kann als Maßnahme die erneute Versendung des Bestätigungsmails ergriffen werden.
Dazu in der Listenansicht auf den Datensatz klicken. Es öffnet sich im Fenster rechts die Detailansicht des Datensatzes. Darüber in der grauen Leiste befinden sich zwei Reiter.
Unter dem Reiter "Inhaber" befinden sich Detailinformationen zum Antragstellenden. Unten im Detailfenster befindet sich die Schaltfläche "Neue Bestätigungsmail senden".
Bei Betätigung der Schaltfläche wird ein neues Bestätigungs-Mail an die antragstellende Person gesendet.
3. Antrag durch Hauptkontaktperson
Die Hauptkontaktperson einer Organisation für die Ehrenamtskarte kann ebenfalls einen Antrag auf eine Ehrenamtskarte stellen. Sie darf sich diesen Antrag (natürlich) nicht selbst bestätigen. Das Verwaltungssystem erkennt die Hauptkontaktperson bei der Antragstellung und sendet deren Antrag automatisch an die stellvertretende Kontaktperson. Die Person erhält ein E-Mail mit einem Link, über welchen sie den Antrag aufrufen und prüfen kann.
Der Status des Antrags kann unter dem Reiter "Mitgliedschaften" eingesehen werden. Bei Antrag durch eine Hauptkontaktperson wird automatisch der Schalter "Hauptkontaktperson" aktiviert. Inaktiv bleiben bis zur Bestätigung durch die stellvertretende Kontaktperson die Schalter "Bestätigung Verein" und "Bestätigung stellvertretende Kontaktperson". Sobald die stellvertretende Kontaktperson den Antrag bestätigt, werden beide Schalter aktiviert.
Hilfe durch die Kommune
In Abstimmung mit der Organisation kann von seiten der Kommune Hilfe in Form der Betätigung der Schalter angeboten werden. Die beiden Schalter "Bestätigung stellvertretende Kontaktperson" und "Bestätigung Verein" müssen aktiviert werden, so dass am Ende die drei Schalter
- Bestätigung Verein
- Hauptkontaktperson
- Bestätigung stellvertretende Kontaktperson
aktiviert sind. Dann gelangt der Antrag in den Ordner "Anträge digital" und kann weiter bearbeitet werden.